Syarat Visa Kerja Asing yang Wajib Diketahui Tim HRD

Mengurus visa kerja untuk tenaga kerja asing bukan perkara sepele. Satu dokumen terlewat, prosesnya bisa mundur berminggu-minggu — dan itu artinya biaya tambahan, jadwal onboarding yang berantakan, serta frustrasi di semua pihak. Di sinilah peran tim HRD menjadi sangat krusial: memastikan syarat visa kerja asing terpenuhi sejak awal, bukan setelah ada masalah di imigrasi.

Banyak perusahaan, terutama startup yang baru pertama kali merekrut ekspatriat, seringkali tidak menyiapkan dokumen secara lengkap di tahap awal. Akibatnya, proses perizinan molor jauh dari jadwal. Padahal, dengan pemahaman yang tepat tentang alur dan persyaratannya, tim HRD bisa mengelola seluruh proses ini jauh lebih efisien.

Per 2026, regulasi ketenagakerjaan asing di Indonesia mengalami beberapa pembaruan — khususnya terkait integrasi sistem OSS (Online Single Submission) untuk pengurusan RPTKA dan ITAS. Jadi, penting bagi tim HRD untuk memahami sistem terbaru ini, bukan hanya mengandalkan prosedur lama yang mungkin sudah tidak berlaku.

Dokumen Utama dalam Syarat Visa Kerja Asing

Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing (RPTKA)

RPTKA adalah fondasi dari seluruh proses perizinan tenaga kerja asing. Dokumen ini berisi rencana resmi perusahaan mengenai jabatan, jumlah, dan durasi penggunaan tenaga kerja asing. Tanpa RPTKA yang sudah disetujui Kementerian Ketenagakerjaan, proses selanjutnya tidak bisa berjalan.

Pengajuan RPTKA kini dilakukan secara daring melalui portal TKA Online. Tim HRD perlu menyiapkan akta perusahaan, NPWP, izin usaha, serta uraian jabatan yang jelas dan spesifik. Satu hal yang sering terlewat: jabatan yang diajukan harus sesuai dengan daftar jabatan yang diperbolehkan untuk tenaga kerja asing berdasarkan regulasi terbaru.

Izin Tinggal Terbatas (ITAS) untuk Tujuan Bekerja

Setelah RPTKA disetujui, langkah berikutnya adalah mengurus ITAS (Izin Tinggal Terbatas) yang menjadi dasar legalitas tinggal dan bekerja di Indonesia. Dokumen ini dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Imigrasi dan berlaku sesuai durasi kontrak kerja.

Untuk mendapatkan ITAS, calon tenaga kerja asing perlu memiliki visa kunjungan dinas yang dikonversi, atau dalam beberapa kasus langsung mengajukan visa kerja dari negara asal. Tim HRD perlu berkoordinasi dengan pihak imigrasi lokal untuk memastikan jenis visa yang tepat sesuai profil kandidat.

Persyaratan Tambahan yang Sering Diabaikan HRD

Dokumen dari Tenaga Kerja Asing

Selain dokumen dari sisi perusahaan, ada sejumlah dokumen personal yang wajib disiapkan oleh calon tenaga kerja asing itu sendiri. Di antaranya: paspor aktif minimal 18 bulan, ijazah atau sertifikasi yang telah dilegalisasi, surat pengalaman kerja minimal 5 tahun di bidang terkait, serta curriculum vitae dalam format standar.

Menariknya, banyak kandidat yang lolos proses rekrutmen tetapi gagal di tahap imigrasi karena dokumen akademiknya belum dilegalisasi oleh Kemendikbud atau lembaga setara. Ini salah satu jebakan paling umum yang bisa dicegah sejak tahap negosiasi kontrak.

Kewajiban Perusahaan Sponsor

Perusahaan yang mempekerjakan tenaga kerja asing wajib memenuhi sejumlah kewajiban sebagai pihak sponsor. Salah satunya adalah membayar Dana Kompensasi Penggunaan TKA (DKP-TKA) senilai USD 100 per jabatan per bulan, yang dibayarkan ke kas negara.

Perusahaan juga wajib menunjuk Tenaga Pendamping (counterpart) WNI yang akan belajar dari tenaga kerja asing tersebut. Ini bukan formalitas semata — ada monitoring dari Kemnaker yang memastikan transfer knowledge benar-benar terjadi. Tim HRD perlu mendokumentasikan proses ini secara berkala.

Kesimpulan

Memahami syarat visa kerja asing secara menyeluruh adalah salah satu kompetensi inti yang wajib dimiliki tim HRD modern, terutama di perusahaan yang aktif merekrut talenta global. Prosesnya memang berlapis, tetapi dengan checklist yang terstruktur dan pemahaman regulasi terkini, semua tahapan bisa dikelola dengan lebih lancar dan minim hambatan.

Jangan tunggu ada masalah di lapangan baru mulai belajar. Koordinasi dini antara tim HRD, legal, dan divisi keuangan sejak awal proses rekrutmen akan sangat menentukan apakah tenaga kerja asing bisa mulai bekerja tepat waktu atau justru tertahan di meja birokrasi.

FAQ

Apa saja syarat utama visa kerja asing di Indonesia tahun 2026?

Syarat utamanya meliputi RPTKA yang disetujui Kemnaker, ITAS dari Imigrasi, paspor aktif minimal 18 bulan, ijazah yang dilegalisasi, dan surat pengalaman kerja minimal 5 tahun. Perusahaan juga wajib membayar DKP-TKA dan menyediakan tenaga pendamping WNI.

Berapa lama proses pengurusan visa kerja asing di Indonesia?

Secara umum, proses dari pengajuan RPTKA hingga terbitnya ITAS membutuhkan waktu 4–8 minggu, tergantung kelengkapan dokumen dan antrean di masing-masing instansi. Proses bisa lebih cepat jika semua dokumen disiapkan lengkap sejak awal.

Apakah semua jabatan boleh diisi oleh tenaga kerja asing?

Tidak semua jabatan terbuka untuk tenaga kerja asing. Ada daftar jabatan yang dilarang berdasarkan Peraturan Menteri Ketenagakerjaan, terutama posisi yang berkaitan dengan sumber daya manusia dan hubungan industrial. Tim HRD wajib mengecek daftar terbaru sebelum memulai proses rekrutmen ekspatriat.